ZOEKEN

Federale regering bekijkt hoe overheid met minder maar betere kantoorruimte kan werken

Het rapport van de eerste spending review, een initiatief van staatssecretaris voor Begroting Eva De Bleeker, is klaar. In deze uitgavenevaluatie werd er bestudeerd of er dankzij meer telewerk en nieuwe manieren van werken de federale overheid minder kantoorruimte moet huren. Het gaat om een samenwerking tussen staatssecretaris De Bleeker, minister van Ambtenarenzaken Petra De Sutter en staatssecretaris belast met de Regie der Gebouwen Mathieu Michel. Uit het rapport blijkt dat, mits de nodige investeringen, de federale overheid tot 37 miljoen euro per jaar kan uitsparen. 

In februari 2021 lanceerde staatssecretaris voor Begroting Eva De Bleeker 3 pilootprojecten inzake spending reviews. Dat zijn uitgavenevaluaties die gaan kijken of het geld dat de overheid uitgeeft effectief zijn doel bereikt en of dat dit op een meer (kosten)efficiënte manier kan gebeuren. Het komt er bij de pilootprojecten eigenlijk op neer met dezelfde euro overheidsgeld meer te doen. Wanneer overheidsdiensten erin namelijk in slagen om efficiëntiewinsten te boeken, kunnen de uitgespaarde middelen opnieuw geïnvesteerd worden.   

Een van die 3 pilootprojecten hield een spending review naar de impact van telewerk op de organisatie en de uitgaven van de federale overheid in. Met de coronacrisis is telewerken het nieuwe normaal geworden. Het wordt duidelijk dat telewerken definitief verankerd is. Dat heeft uiteraard een impact op de werkmethodes, de arbeidsorganisatie maar ook de behoefte aan kantoor- en werkruimte. De spending review ging concreet bestuderen hoe.    

Een ruime werkgroep bestaande uit de FOD Beleid en Ondersteuning, de Regie der gebouwen, de FOD Financiën en de FOD Volksgezondheid, de Inspectie van Financiën en de openbare instellingen van Sociale zekerheid hebben hier gedurende 6 maanden op gewerkt.  

Dat heeft nu geleid tot een omstandig en duidelijk rapport. De opportuniteiten zijn zeer groot, zo blijkt uit het rapport. De federale overheid zou namelijk alleen in de Brusselse regio al tot 37 miljoen euro per jaar kunnen besparen tegen 2028 door in te zetten op telewerk en de nieuwe manier van werken (NWOW, New Way of Working). 2 dagen telewerk en goed uitgeruste kantoren zorgen er namelijk voor dat je per 100 medewerkers tot wel 42 minder fysieke werkplekken nodig hebt. Op die manier zou de federale overheid het tegen 2028 met zo’n 204.000m² en tegen 2042 tot 351.000m² minder kantoor oppervlakte kunnen doen. Tegenover de jaarlijkse besparingen staan wel eenmalige investeringen. Die zouden echter op enkele jaren tijd al terugverdiend kunnen worden door het beëindigen van bestaande huurcontracten en besparingen op energiekosten.  

Natuurlijk hangt het afbouwen van kantooroppervlakte ook samen de duurtijd van lopende huurcontracten. Daarom is er gekeken in de spending review om de studie ook te vertalen naar concrete projecten en gebouwen.    

De Spending Review ging echter breder dan alleen een loutere centenkwestie. Er is bijvoorbeeld ook onderzocht geweest wat het draagvlak voor meer telewerk is. Een meerderheid van de ambtenaren zou 2 tot 3 dagen telewerk ideaal vinden. Een grote meerderheid (89%) hoopt dat er lessen worden zullen getrokken worden uit de ervaringen met telewerk tijdens de coronacrisis. Er is in de spending review eveneens aandacht voor mogelijke minpunten van structureel telewerk en hoe dat moet worden opgevangen worden.   

Ook staat de kwaliteit van zowel de gehuurde kantoorruimte als kantoorruimte in eigen patrimonium voorop. Het is niet louter de ambitie om het met minder kantoorruimte te doen, maar zeker ook het met veel betere kantoorruimte te doen.   

Staatssecretaris voor Begroting Eva De Bleeker: “Je moet niet alleen kijken naar hoeveel je uitgeeft, maar ook naar hoe je het uitgeeft. Komen publieke middelen goed terecht? Bereiken we ons doel? Deze spending review toont heel duidelijk aan dat je door die vragen te stellen grote stappen voorwaarts kan zetten en dat je én geld kan uitsparen en tóch meer kan realiseren. Het is exact de reden waarom ik de spending reviews heb uitgebreid naar alle departementen en diensten van de staat.”  

Minister voor Ambtenarenzaken Petra De Sutter: “Dit alles accentueert de operationele mogelijkheid van mijn visie rond gemiddeld twee dagen telewerk per ambtenaar tegen een redelijke vergoeding.  Indien we hierin allemaal samenwerken kunnen we via telewerk een nieuw tijdperk van een moderne digitale overheid ingaan.  De meerwaarde komt voor iedereen duidelijk tot uiting in deze studie en ik kijk uit naar de toepassing van deze ‘spending review’-methodiek in andere overheidsdomeinen.”  

Staatssecretaris belast met de Regie Der Gebouwen Mathieu Michel: “De Regie der Gebouwen werkt aan de transformatie van traditionele kantoorruimten tot ruimten die een beter evenwicht bieden tussen privé- en beroepsleven. Het gaat er niet alleen om efficiënter met onze middelen om te gaan, maar ook om een paradigmaverschuiving te begeleiden door in heel België werkplekken en woningen dichter bij elkaar te brengen.”